Wewnętrzne centrum raportowania zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów (niem. HinSchG)

W dniu 2 lipca 2023 r. weszła w życie ustawa o ochronie sygnalistów (HinSchG), która służy transpozycji dyrektywy w sprawie sygnalistów (dyrektywa (UE) 2019/1937) do prawa niemieckiego. Głównym celem tej ustawy jest zapewnienie kompleksowej ochrony osobom, które zgłaszają naruszenia prawa i przepisów w przedsiębiorstwach i organach publicznych.

Utworzenie wewnętrznego centrum raportowania jest środkiem dobrowolnym i opcjonalnym. Pracownicy, dostawcy i klienci GGM mają możliwość zgłaszania potencjalnych poważnych uchybień w miejscu pracy lub naruszeń praw człowieka i ochrony środowiska.

Przekazując nam informacje za pośrednictwem wewnętrznego centrum raportowania, umożliwiają nam Państwo zbadanie sprawy i podjęcie odpowiednich działań. Rozumiemy, że zgłaszanie nieprawidłowości jest często odważnym krokiem i może mu towarzyszyć obawa przed poniesieniem negatywnych konsekwencji w wyniku zgłoszenia. Dlatego też ww. ustawa reguluje ochronę tzw. sygnalistów. Osoby udzielające informacji są chronione przez prawo przed poniesieniem negatywnych konsekwencji w wyniku ich zgłoszenia. Działania odwetowe w kontekście zawodowym, takie jak dyskryminacja w zakresie awansów, upomnienia, wypowiedzenia lub inne formy dyskryminacji, nie mogą być konsekwencją zgłaszania nieprawidłowości.

Osoby, które chcą zgłosić jakiekolwiek nadużycia, mogą skontaktować się z wewnętrznym lub zewnętrznym centrum raportowania.

Jeśli możliwe jest podjęcie skutecznych działań wewnętrznych przeciwko jakimkolwiek nieprawidłowościom, należy w pierwszej kolejności skontaktować się z wewnętrznym centrum raportowania. W ten sposób pomożesz nam zadbać o rzetelność i integralność GGM Gastro International GmbH oraz zagwarantować postępowanie zgodne z obowiązującymi zasadami i uczciwą współpracę. Nawet po złożeniu raportu wewnętrznego istnieje możliwość składania (dalszych) raportów zewnętrznych.

• Zakres odpowiedzialności wewnętrznego centrum raportowania zgodnie z § 2 Ustawy o ochronie sygnalistów (HinSchG)

1. naruszenia, które podlegają karze,
2. naruszenia podlegające karze grzywny, o ile naruszony przepis służy ochronie życia, zdrowia lub ochronie praw pracowników lub ich organów przedstawicielskich,
3. inne naruszenia przepisów federalnych i krajów związkowych oraz bezpośrednio obowiązujących aktów prawnych Unii Europejskiej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej.

       Obejmuje to między innymi:

• zwalczanie prania pieniędzy i finansowania terroryzmu,
• bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami,
• bezpieczeństwo transportu,
• ochronę środowiska;
• ochronę radiologiczną i bezpieczeństwo jądrowe,
• promowanie wykorzystania energii ze źródeł odnawialnych i efektywności energetycznej,
• bezpieczeństwo żywności i pasz
• prawa konsumentów i ochrona konsumentów,
• ochronę prywatności w komunikacji elektronicznej, ochronę poufności komunikacji, ochronę danych osobowych,
• bezpieczeństwo technologii informatycznych.

  Naruszenia federalnych i powszechnie obowiązujących przepisów dotyczących instytucji zamawiających w zakresie procedury udzielania zamówień publicznych i koncesji oraz ochrony prawnej w tych postępowaniach po osiągnięciu odpowiednich progów unijnych,

oraz inne naruszenia prawa finansowego i podatkowego.

Prosimy mieć na uwadze:

• wewnętrzne centrum raportowania nie jest odpowiedzialne za ogólne skargi.
• jeśli podejrzewają Państwo potencjalne naruszenia ochrony danych, prosimy o zgłoszenie ich bezpośrednio do inspektora ochrony danych GGM Gastro International GmbH.
• wewnętrzne centrum raportowania nie służy do rozwiązywania nagłych i niebezpiecznych sytuacji.

• Procedura po otrzymaniu zgłoszenia

Państwa zgłoszenie zostanie potwierdzone przez pracownika centrum raportowania w ciągu 7 dni od jego otrzymania. Zgłoszenie zostanie sprawdzone i rozpatrzone w ciągu 3 miesięcy. Następnie zostaną Państwo poinformowani o podjętych lub planowanych działaniach następczych, pod warunkiem, że informacje te nie zagrażają żadnym wewnętrznym dochodzeniom lub postępowaniom i nie naruszają praw osób wymienionych w zgłoszeniu lub przedmiotu zgłoszenia.

• Wyjaśnienie dotyczące przetwarzania Państwa danych

Zasadniczo dane osobowe będą traktowane jako poufne i nie będą przekazywane stronom trzecim. Jeśli jednak konieczne będzie ujawnienie danych osobowych stronom trzecim ze względu na obowiązek prawny lub w celu dalszego zbadania zgłoszonego naruszenia, uprzednio skontaktujemy się z Państwem.

Podanie danych osobowych zgłaszającego jest dobrowolne. Podanie danych kontaktowych może jednak ułatwić komunikację między Państwem a centrum raportowania i przyspieszyć proces wyjaśniania zgłoszenia. Wewnętrzne centrum raportowania rozpatruje również zgłoszenia anonimowe.

Jeśli zgłaszający poda dane osobowe przy przesłaniu zgłoszenia wyraża zgodę na przetwarzanie i przechowywanie tych danych w celu wyjaśnienia zgłoszenia i skontaktowania się z nim. Mają Państwo prawo do wycofania swojej zgody na przyszłość w dowolnym momencie.

• Informacje o ochronie danych osobowych

Niniejszą informacją o ochronie danych GGM Gastro International GmbH wypełnia swój obowiązek informacyjny zgodnie z art. 13 i 14 ogólnego rozporządzenia UE o ochronie danych (RODO) w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych przez wewnętrzne centrum raportowania zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów. W odniesieniu do innych używanych terminów, takich jak "dane osobowe", "przetwarzanie", "administrator", "strona trzecia" itp. prosimy o zapoznanie się z definicjami zawartymi w art. 4 RODO.

1. Dane kontaktowe

1.1. Nazwa i dane kontaktowe administratora danych

GGM Gastro International GmbH

Prezes: Ferit Inan & Ömer Elma

Weinerpark 16,

D - 48607 Ochtrup

telefon: +49 (0) 2553 – 72 20 – 0

faks: +49 (0) 2553 – 72 20 20 – 200

e-mail: info@ggmgastro.com

www.ggmgastro.com

1.2. Centrum raportowania

e-mail: trustme@ggmgastro.com
tel.: +49 (0) 2553 7220 123

1.3. Kontakt listowny / e-mail

W przypadku kontaktu listownego prosimy o oznaczenie listu jako poufnego na kopercie. Jeśli kontaktują się Państwo z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej, mają Państwo możliwość założenia prywatnego konta e-mail pod fikcyjnym nazwiskiem, które nie pozwala nikomu uzyskać informacji na temat Państwa osoby. Jeśli chcieliby Państwo spotkać się osobiście, prosimy o poinformowanie nas o tym za pomocą jednej z metod wymienionych powyżej.

1.4. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych

Z naszym inspektorem ochrony danych można skontaktować się listownie pisząc na adres administratora oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem datenschutz@ggmgastro.com.

1. Przetwarzane dane osobowe i cele

W ramach składania i przetwarzania zgłoszeń przez wewnętrzne centrum raportowania dane osobowe są gromadzone i przetwarzane w następujących celach:

w celu przesłania zgłoszenia

• opcjonalnie imię i nazwisko i dane kontaktowe
• dane osobowe stanowiące treść zgłoszenia.

w celu podjęcia działań następczych

• Dane osobowe wymagane do rozpoczęcia działań następczych.

1. Podstawa prawna przetwarzania danych

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w wyżej wymienionych celach jest art. 6 ust. 1 lit. c. RODO w związku z § 10 ustawy o ochronie sygnalistów.

1. Przekazywanie danych

Państwa dane osobowe przetwarzane przez GGM Gastro International GmbH w celach wymienionych w punkcie 2 zasadniczo nie będą przekazywane osobom trzecim. W wyjątkowych przypadkach dane mogą być przekazywane stronom trzecim na podstawie umocowania prawnego, na przykład organom ścigania w celu ścigania przestępstw na podstawie przepisów kodeksu postępowania karnego (StPO).

1. Okres po jakim dane zostaną usunięte

Dane przetwarzane w celach wymienionych w punkcie 2 będą zasadniczo usuwane lub - w przypadku dokumentów papierowych - niszczone trzy lata po zakończeniu postępowania zgodnie z § 11 ust. 5 niem. Ustawy o ochronie sygnalistów.

1. Prawa przysługujące zgłaszającemu

Jako osoba, której dane dotyczą, zgłaszający może w każdej chwili dochodzić praw przysługujących mu na podstawie europejskiego rozporządzenia RODO:

• prawo do informacji o tym, czy i które dane są przetwarzane (art. 15 RODO),
• prawo do żądania sprostowania lub uzupełnienia danych dotyczących (art. 16 RODO)
• prawo do usunięcia danych osobowych zgodnie z art. 17 RODO
• prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych zgodnie z art. 18 RODO.

Oprócz wyżej wymienionych praw przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego odpowiedzialnego za ochronę danych (art. 77 RODO).